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La protection de leur mémoire collective qui est passée à la numérisation, date de la Révolution.
Le 29 juillet 1789, on crée le service des archives de l’Assemblée Constituante. Les députés nomment à la tête de ce nouveau dépôt un député du Tiers-Etat : Armand-Gaston Camus, qui obtient le titre d’archiviste de l’Assemblée nationale. Le but de cette institution, qui prend le titre d’Archives nationales le 12 septembre 1790, est de prouver la transparence des décisions de l’Assemblée, à la différence du secret d’Etat de l’absolutisme. Si à l’origine il ne s’agit que des archives de l’Assemblée, une série de lois dirige vers les Archives nationales les papiers des institutions supprimées (justices seigneuriales et locales, administrations provinciales, ordres religieux, corps judiciaires, corporations de métiers).
Telle est l’histoire qui a évolué avec la stratification des archives selon les périodes. Ainsi, les Français passent des archives nationales de la fin de la Troisième République à nos jours en passant par le Consulat et le Premier Empire (1799-1815), le travail des monarchies (1815-1848), le Second Empire (1852-1870) et la Troisième République (1870-1940). Un audit sur l’archivage a été publié le 29 octobre 2007. Il met l’accent sur la nécessité d’accompagner la modernisation de l’administration par le développement de l’administration électronique et, plus largement, de généraliser, sous l’impulsion des archivistes, une démarche de “records management”.
Un terme qui constitue déjà une difficulté dans la mesure où la doctrine archivistique française, qu’on retrouve dans la législation de ce pays sur les archives, à l’inverse des pays anglo-saxons, qui considère l’archive comme un tout, depuis sa production ou sa réception par une personne physique ou morale dans l’exercice de ses attributions, jusqu’à sa destruction ou sa conservation pour une durée illimitée. Il s’ensuit qu’il n’existe pas plusieurs termes pour caractériser les différentes étapes du cycle de vie d’un document d’archive.
Un manuel utilisateur très précis explicitant le fonctionnement de l’application vient d’être rédigé. Il se compose de trois parties : “gestion des documents”, “gestion des dossiers” et “recherche”. L’on peut désormais télécharger sur le site de la direction des Archives de France, rubrique archives électroniques/circulaires, arrêtés, recommandations. Ceci permettra d’avoir une idée précise de ce qu’on peut attendre d’un outil de “records management” pour la production documentaire au sein d’un organisme, avec une succession d’écrans illustrant rigoureusement les différentes étapes.
J.B.A. Mutations
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